Saber cómo organizar un evento benéfico es clave si te dedicas al mundo empresarial. Este tipo de eventos son una gran herramienta y oportunidad para contribuir a una buena causa y, de paso, te pueden ayudar a mejorar tu imagen de marca. En este artículo haremos un repaso a todos los elementos que debes tener en cuenta para saber cómo organizar eventos benéficos.
Definir los objetivos del evento
Todo evento necesita una razón de ser. Por eso, es imprescindible tener muy bien definidos todos los objetivos, si es que hay más de uno, de tu evento. Así te será mucho más fácil implementar las estrategias más adecuadas para conseguirlos:
- Recaudar fondos: Obtener una cantidad de dinero específica para apoyar a una empresa, iniciativa o causa benéfica.
- Crear consciencia social: Difundir información sobre la causa para darla a conocer entre la comunidad, o bien para buscar voluntarios o donaciones.
- Involucrar a la comunidad: Motivar a los asistentes y a la comunidad local a tomar acciones concretas, creando un sentido de pertenencia y apoyo a la causa.
A nivel más personal o de marca, organizar un evento benéfico también puede tener objetivos emocionales, como dejar huella, conmover, emocionar o sorprender. Además, según las metas que te propongas, podrás elegir el formato de evento que mejor encaje; Conferencias, ferias, galas, exposiciones, fiestas corporativas, etc.
Selección del emplazamiento y gestión de proveedores
El lugar elegido debe cumplir con las condiciones necesarias para el tipo de evento que se va a celebrar. Puedes optar por espacios públicos o privados, al aire libre o en interiores. Es recomendable hacer un listado con todas las opciones disponibles, evaluando las prestaciones y presupuestos para poder comparar más fácilmente.
Lidiar con proveedores puede ser todo un reto. Por eso, lo mejor es llevar un registro detallado en un Excel donde apuntes todos los aspectos del evento: Espacio, logística, cáterin, técnicos de sonido e iluminación, fotografía, vídeo, etc. Además, incluye información de contacto y presupuestos de cada proveedor para facilitar la gestión.
Estrategias de promoción del evento
Una vez que tienes claro qué tipo de evento vas a organizar, es el momento de pensar en cómo darlo a conocer.
Elementos de diseño para el evento
- Invitación: Para distribuir tanto físicamente como online, a través de redes sociales o canales de comunicación.
- Dosier de presentación: Incluir la fecha, lugar, detalles sobre el cáterin, espectáculo, opciones de patrocinio, información sobre la empresa, y la causa benéfica, entre otros.
- Programa de mano: Si el evento es largo, como una gala, ofrece un programa detallado a los invitados.
- Photocall: Ideal para ofrecer a los asistentes un espacio para hacerse fotos y conservar un recuerdo del evento.
Estos son algunos de los elementos más comunes, pero también pueden considerarse otros diseños como roll ups, vinilos, lonas o un plano de mesas personalizado, entre otros.
Estrategias de comunicación y promoción
- Redes sociales: Son un canal de comunicación excelente para transmitir información durante las tres fases del evento (previa, en vivo y posterior).
- Página web: Presenta las acciones de Responsabilidad Social Corporativa de tu marca, comenzando por este evento. Habla de los objetivos, beneficiarios, número de asistentes y patrocinadores, y muestra una galería de fotos o un vídeo resumen.
- Visibilidad mediática: Contacta con medios de comunicación para dar a conocer tu evento. Entrevistas, cuñas en radio, anuncios o reportajes en diarios y revistas pueden ser útiles. Incluso puedes obtener publicidad gratuita si el evento es lo suficientemente interesante.
- Producción audiovisual: Contar con profesionales de la fotografía y el vídeo puede marcar la diferencia. Utiliza el material para redes sociales, la página web y como promoción para futuros eventos.
La importancia de delegar tareas
Como ves, organizar un evento exitoso implica muchos factores. Además, mientras gestionas la logística del evento, tu empresa sigue operando y necesita atención.
Abarcarlo todo uno mismo puede no ser la mejor opción. Ya sea delegar una parte del evento, como el diseño gráfico, marketing o audiovisual, o dejarlo en manos de una agencia especializada. Con más de 20 años de experiencia en la organización de eventos, en Volcano nos hemos encargado de eventos como el Giroinfant del Rotary Club de Girona o la Gala Albert Sidrach de la Asociación Albert Sidrach. Contáctanos sin compromiso para un asesoramiento personalizado y una gestión completa de tus necesidades.
